Certificado digital vencido: não deixe a nota travar na Black Friday

Imagine a sexta da Black Friday, fila no caixa, e o sistema avisando que não consegue emitir a nota. Muitas vezes o motivo é simples: o certificado digital da empresa venceu. E quase ninguém lembra dele até o dia em que ele para de funcionar.

Toda NFC-e e NF-e é assinada digitalmente com o certificado da empresa. Com o certificado fora da validade, a Sefaz recusa a nota. Faltam cerca de 30 dias para a Black Friday, em 27/11, e esse é o momento certo para conferir.

1. Descubra hoje quando o seu certificado vence

O certificado modelo A1, o mais usado no varejo, vale 1 ano. Se ele foi emitido no fim do ano passado, há boa chance de vencer justamente agora.

Para saber a data, você pode:

• olhar no próprio sistema de gestão, que costuma mostrar a validade nas configurações fiscais;
• abrir o arquivo do certificado no computador do caixa e ver o campo "válido até";
• perguntar ao seu contador, que muitas vezes também usa o certificado.

Anote a data num lugar que você veja todo dia. Parece bobagem, mas é o que evita a surpresa.

2. Saiba quem depende do certificado

O certificado não serve só para a nota da loja. O mesmo e-CNPJ pode estar instalado no computador do escritório de contabilidade e ser usado em sistemas da Receita e de outros órgãos.

Por isso, quando trocar, avise quem usa:

• o caixa e o computador da retaguarda, onde roda o sistema;
• o contador;
• qualquer outro serviço que você autorizou a usar o certificado.

Se só um lugar receber o certificado novo, o outro continua travado.

3. Comece uns 30 dias antes do vencimento

O ideal é providenciar o novo certificado com cerca de um mês de folga. Depois que o certificado vence, não dá para simplesmente "renovar": é preciso emitir um novo, e isso leva algum tempo.

Separe com antecedência os documentos da empresa e do responsável legal, como contrato social atualizado e documento com foto. Documento desatualizado é a causa mais comum de atraso.

4. Use a videochamada a seu favor

Hoje a identificação para emitir o certificado pode ser feita por videochamada, sem sair da loja. Basta reservar um horário tranquilo, com boa internet e os documentos em mãos.

Evite marcar para a semana da Black Friday. Nessa época, você vai querer estar no balcão, não resolvendo pendência.

5. Instale e teste antes do grande dia

Certificado novo emitido? Ainda falta um passo:

1. instale o certificado no computador onde roda o sistema; 2. selecione o novo certificado nas configurações fiscais; 3. emita uma NFC-e de teste ou uma venda real pequena; 4. confira se a nota foi autorizada.

Por fim, crie um lembrete no celular para 45 dias antes do próximo vencimento. Assim, no ano que vem, a troca acontece sem correria.

Onde a Liberty entra

A Liberty vende o certificado digital em parceria com a Soluti, nos modelos e-CPF e e-CNPJ A1. A gente acompanha você em cada etapa: conferência dos documentos, agendamento da videochamada, emissão e cadastro da senha. Para quem já usa Hiper ou VR com a Liberty, também ajudamos a deixar o certificado novo funcionando no sistema.

Próximo passo

Reserve cinco minutos hoje para descobrir a data de vencimento do seu certificado. Se ele vence antes do fim do ano, comece agora e chegue à Black Friday com o caixa emitindo nota sem susto.

Confirme os detalhes com o seu contador.